Confira dicas para aproveitar ao máximo essa oportunidade para sua empresa.
Planejar viagens já tem o potencial de ser desafiador, e quando se trata de uma viagem corporativa, então, pode ser difícil até saber por onde começar. No entanto, essas viagens podem ser revolucionárias para empresas, agregando muito valor e sendo extremamente produtivas — seja ao fechar contratos, conquistar novos clientes, fazer networking ou consolidar uma reputação em outros mercados.
De modo a garantir uma experiência segura e agradável a todos os colaboradores, além de economizar dinheiro, é importante planejar com antecedência. Investir em um seguro de viagem para os Estados Unidos, por exemplo, é um dos primeiros e mais importantes passos se esse for o destino. Viagens de negócios exigem certos cuidados como esse, principalmente quando são internacionais.
Comunicação e “política de viagens”
Uma dica é estabelecer, antes da partida, uma política de viagens corporativas — ou seja, regras e normas claras que podem guiar os funcionários e evitar vários problemas. Isso permite que todos estejam na mesma “página”, deixando todos os passos mais previsíveis e colaborando com a relação em grupo.
O ideal é criar sua própria política de viagens, já que sua empresa e grupo de pessoas são únicos e requerem orientações específicas.
Ao mesmo tempo, a política de viagens também contribui com a transparência, então algumas informações devem ser constantes nesse tipo de documento, como as despesas da viagem (incluindo passagens aéreas, transporte, hospedagem e alimentação, por exemplo); regras para reembolso de despesas; prestação de contas; emissão de relatórios e pagamentos de diárias.
A política de viagens ajuda não só na redução de gastos, mas também na eficiência da viagem em si, otimizando o uso do tempo e encorajando todos os colaboradores a agir de forma positiva.
Reflexão e pesquisa
Finalmente, é essencial refletir sobre seus objetivos com a viagem. Qual é a “end goal”, ou seja, a finalidade maior dessa estratégia? Por que ela é necessária, e por que será mais eficiente do que outros meios? Os custos valem a pena, e quanto está disposto a gastar? Qual será o plano de ação — tanto em caso de sucesso, quanto em caso de fracasso? Quais funcionários participarão? Eles estão preparados?
De forma mais prática, é preciso pesquisar sobre possíveis fornecedores e os melhores destinos para seus objetivos e a área de negócios. Obviamente, reservas que se referem à hospedagem, alimentação e transporte devem ser feitas com antecedência para evitar problemas (principalmente considerando um grupo grande de pessoas).
Organize um calendário
É importante criar um calendário compartilhado com todas as datas significativas da viagem. Além de tornar o planejamento muito mais fácil, isso permite que todos os colaboradores e funcionários fiquem cientes de seus prazos e possam se preparar melhor.
Atenção ao câmbio
Dependendo do destino, a variação cambial pode ter uma grande influência no aspecto financeiro da viagem e em quanto você e seu grupo poderão gastar. Afinal, diferentes moedas podem alterar os custos drasticamente e, tendo noção disso, é possível se planejar melhor tanto em relação aos gastos durante a viagem quanto na compra de passagens e outras reservas importantes.
Organização de documentos
Uma das partes mais importantes para qualquer viagem é a documentação. Quando se trata de um grupo de pessoas, é ainda mais importante prestar atenção nisso e resolver quaisquer problemas com antecedência. Instrua todos os funcionários a checarem seus documentos, como passaportes, vistos, cartas de recomendação, documentos de identificação e autorizações, e verifique se está tudo em ordem.
Treinamento de funcionários
Deixe claro à equipe o motivo e os objetivos da viagem, e se preciso faça reuniões para conversar sobre ela. Ilustre os possíveis contratempos que podem surgir e o que deve ser feito nesses casos, discuta educação e modos (principalmente se o time estiver indo a um lugar com uma cultura muito diferente) e explique de que forma os colaboradores devem tentar representar a empresa fora da sede. Afinal, alguém que está “encarnando” a empresa e apresentando-a ao mundo deve estar ciente e compartilhar de seus valores — e algum vexame durante um momento importante pode ter consequências não desejáveis.
No entanto, com comunicação, parceria e entendimento, tudo deve caminhar para uma viagem corporativa produtiva para todas as partes.
